Sekretärin

Hannelore arbeitet seit vielen Jahren als Sekretärin und hat dabei interessante Veränderungen im Berufsbild und auch in der Entwicklung der technischen Hilfsmittel beobachtet

Wie kam es dazu, dass du Sekretärin wurdest?
Eigentlich wollte ich auf keinen Fall Sekretärin werden. Aber dann kam doch alles anders... Nach der mittleren Reife (in der Ursulinenschule in Düren) wusste ich noch nicht so recht, was ich beruflich machen sollte. Weder Ausbildung noch Abitur und Studium interessierten mich so richtig. Also bot sich die Höhere Handelsschule an, die ich gern besucht habe, weil dort auch Jungen in der Klasse waren und es sehr lustig zuging. Mit dem Besuch der Höheren Handelsschule hatte ich schon in etwa eine Berufsrichtung gewählt – unbeabsichtigt. Ich bin im kaufmännischen Bereich geblieben und habe anschließend noch eine Ausbildung zur Industriekauffrau gemacht.

Stimmen die Vorurteile, die man so über den Beruf hat?
Ja, es gibt sie tatsächlich noch, die Vorurteile. Das habe ich gerade wieder in einem Gespräch erfahren, z.B. die Sache mit dem Kaffeekochen. Dass eine Sekretärin „nur“ Kaffee kocht, kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Das wird wohl auch kaum jemals so gewesen sein. Generell glaube ich, dass es durch fehlende Informationen zu einzelnen Berufen immer wieder zu Vorurteilen kommt. Natürlich müssen die meisten Sekretärinnen mal Kaffee für Besucher oder auch für den Chef kochen. Wenn ich für einen Besucher Kaffee koche, finde ich das in Ordnung. Zu Hause würde ich meinem Gast auch einen Kaffee anbieten, weil ich möchte, dass er sich wohl fühlt. Für andere tue ich das auch gerne, wenn es nicht zur Plage wird. Ich habe auch unangenehme Vorgesetzte erlebt, die sich manchmal sehr ungehalten verhielten, wenn sie ihren Kaffee nicht pünktlich bekamen. Aber als Sekretärin hat man noch eine Menge anderer Aufgaben zu erledigen.

Muss sie hübsch sein?
Sekretärinnen werden sicher, wie andere Mitarbeiter, u.a. auch nach Aussehen/Sympathie ausgesucht. Hierbei kommt es auf die Vorstellungen des Vorgesetzten an. Auch die Branche (Werbung, Mode, Kosmetik) und die zukünftigen Aufgaben, z.B. Repräsentationspflichten, können eine Rolle spielen. Wichtig ist, dass man sich gegenseitig sympathisch findet und dass die Qualifikation passt.

Was macht eine Sekretärin eigentlich genau?
Die Aufgaben einer Sekretärin, auch Assistentin, Chef-/Teamassistentin, können sehr vielseitig sein. Es kommt auf die Anforderungen des Chefs und des Unternehmens an. Allgemein ist es so, dass oft nach „klassischen“ Sekretariatsaufgaben (das, was die Sekretärinnen früher hauptsächlich gemacht haben) und Sachbearbeitung unterschieden wird. Zu den klassischen Aufgaben gehört die Organisation der Abläufe im Büro des Vorgesetzten oder einer Abteilung/eines Teams. Hierzu zählen: Terminverwaltung, Telefonate, Erledigung der Korrespondenz, Vorbereitung von Besprechungen und Reisen, Postein- und -ausgänge, Ablage etc.

Durch den Einsatz moderner technischer Hilfsmittel (PCs, Internet, E-Mail) braucht man heute weniger Zeit für die üblichen Sekretariatsaufgaben und kann zusätzlich ein Sachgebiet oder einzelne Aufgaben aus verschiedenen Sachgebieten übernehmen. Die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt, wenn man sich entsprechend qualifiziert. Man sollte neugierig sein und gerne hinzulernen. Das ist unerlässlich.

Und was machst DU?
Zu meinen Aufgaben gehören z. B. auch das Einkaufen von Verbrauchsmaterialien und die vorbereitende Finanzbuchhaltung mit dem Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt. Zusätzlich kümmere ich mich um die rechtzeitige Weiterleitung der Unterlagen und Informationen an den Steuerberater zur Abwicklung der Gehaltsabrechnungen, die ich regelmäßig überprüfe, denn auch beim Steuerberater werden Fehler gemacht. Hierbei kommt mir meine frühere Tätigkeit als Personalbuchhalterin zugute. Ich halte mich immer auf dem Laufenden, denn es gibt oft Gesetzesänderungen, neue Urteile usw. Je nach Anforderung kommen neue Aufgaben hinzu (z. B. aus dem Personalbereich), so dass ich eine Menge hinzulernen kann. Das ist mir wichtig. Denkbar sind auch Sachaufgaben aus den Bereichen Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing. Es kommt auf die Zusatzqualifikation an. In manchen Unternehmen bekommt man die Gelegenheit, sich in ein neues Aufgabengebiet einzuarbeiten und sich weiterzuqualifizieren. Das finde ich sehr gut.

Autorin / Autor: ~rosi~, Hannelore Hambloch - Stand: 22. November 2004